Informacja o przetwarzaniu danych osobowych obecnych lub potencjalnych kontrahentów biznesowych Profil Software, osób reprezentujących kontrahentów oraz osób kontaktowych ze strony kontrahentów
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest PROFIL SOFTWARE sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (dalej: „PROFIL SOFTWARE” lub „my”).
Dane kontaktowe
- Adres: ul. Sportowa 8b, 81-300 Gdynia, Polska
- E-mail: office@profil-software.com
Źródło danych
Twoje dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub od naszego obecnego bądź potencjalnego kontrahenta, który wskazał Cię jako osobę kontaktową / reprezentanta w związku z rozmowami dotyczącymi naszej oferty usług informatycznych albo w związku z umową negocjowaną lub już zawartą z nami.
Kategorie przetwarzanych danych osobowych
- Imię i nazwisko
- Miejsce pracy, stanowisko lub pełniona funkcja, zakres obowiązków
- Służbowe dane kontaktowe (w szczególności adres e-mail, numer telefonu)
- Dane ujawnione w odpowiednim rejestrze handlowym (np. KRS, CEIDG)
- Inne dane przekazane przez Ciebie lub naszego kontrahenta w celach opisanych poniżej
- W przypadku nagrywania rozmowy telefonicznej – głos oraz dane osobowe ujawnione przez Ciebie w trakcie rozmowy
Cele przetwarzania
- Zawarcie umowy z kontrahentem i realizacja jej postanowień
- Czynności administracyjne związane z umową (np. obsługa faktur i płatności, księgowość, archiwizacja powiązanej dokumentacji itp.)
- Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)
- Obrona przed roszczeniami i/lub dochodzenie roszczeń związanych z umową zawartą z kontrahentem – w przypadku powstania ewentualnego sporu dotyczącego umowy
- Utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z kontrahentem
- W przypadku nagrywania rozmów – podnoszenie jakości obsługi klienta oraz cele szkoleniowe (coaching) naszego zespołu
- Wysyłka naszego newslettera (jeśli zapiszesz się do naszego newslettera)
Podstawa prawna przetwarzania
- Wykonanie umowy zawartej z kontrahentem lub podjęcie działań na żądanie kontrahenta przed zawarciem umowy
- Prawnie uzasadniony interes Profil Software, polegający na konieczności przetwarzania danych w celu zapewnienia skutecznej komunikacji z kontrahentem, utrzymywania dobrych relacji biznesowych, zawarcia i realizacji umowy z kontrahentem oraz obsługi powiązanej dokumentacji
- Prawnie uzasadniony interes Profil Software, polegający na konieczności przetwarzania danych w celu obrony przed roszczeniami i/lub dochodzenia roszczeń wynikających z umowy lub z nią związanych
- Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze
- Zgoda – w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych – wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy po otrzymaniu informacji o możliwości jej nagrywania
- Prawnie uzasadniony interes, polegający na chęci utrzymania kontaktu i/lub wzmacniania relacji biznesowych z kontrahentem, budowania profesjonalnego wizerunku i rozpoznawalności marki wśród kontrahentów oraz prezentowania profilu działalności PROFIL SOFTWARE
Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy, a także do czasu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa (w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych). Nagrania rozmów telefonicznych są usuwane lub anonimizowane w terminie 3 miesięcy od dnia nagrania. Jeśli zapisano się do naszego newslettera, dane (imię i adres e-mail) będą przetwarzane w tym celu do momentu rezygnacji z subskrypcji (wypisania się z newslettera).
Odbiorcy danych osobowych
- Dostawcy usług, z których korzysta Profil Software przy prowadzeniu działalności, np. firmy świadczące usługi hostingowe, księgowe, pocztowe i kurierskie, banki, ubezpieczyciele, doradcy prawni itp.
- Właściwe organy państwoweRights related to data processing
Zgodnie z obowiązującym prawem przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii
- Prawo do żądania sprostowania swoich danych osobowych
- Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”)
- Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych
- Prawo do przenoszenia danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody, tj. prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
- W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda – prawo do wycofania takiej zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem)
- Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Sprzeciw wobec przetwarzania danych
W przypadkach, gdy przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, przysługuje Ci również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na Twoją szczególną sytuację.
Przekazywanie danych poza EOG
Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Informacja o dobrowolności podania danych i konsekwencjach ich niepodania
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wyżej wymienionych celów, w szczególności do zapewnienia możliwości kontaktu z naszym kontrahentem i prowadzenia rozmów przedzawarciowych lub do wykonania zawartej z nim umowy.
Dodatkowe informacje dotyczące nagrywania rozmów
Nagrywanie rozmów obejmuje niektóre połączenia przychodzące i wychodzące obsługiwane przez Dział Sprzedaży Profil Software. Nagrywanie rozmów z klientami pozwala Profil Software na ocenę satysfakcji klientów, szkolenie i rozwój personelu oraz weryfikację jakości obsługi. Na początku połączenia zostaniesz poinformowany/a o możliwości nagrywania rozmowy.
Informacje uzupełniające dla osób z siedzibą lub zamieszkałych w USA:
- Zbieramy dane osobowe bezpośrednio od Ciebie lub ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak serwis LinkedIn czy AngelList.
- Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.
- Możesz w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania naszego newslettera, klikając link służący do rezygnacji z subskrypcji znajdujący się w stopce każdej wiadomości e-mail.
- Masz prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia.
- Masz prawo do niebycia dyskryminowanym/ą z powodu korzystania ze swoich praw do ochrony prywatności.
- Możesz również zażądać, abyśmy zaprzestali wykorzystywania Twoich danych osobowych w celach marketingowych.